2017年8月9日下午，满载35人的大巴车驶入了安溪茶学院，办理签到和酒店入住。老师们排着队，工作人员一个一个请老师手写身份证号码，再告诉老师入住的房间号，领取会务材料，再到大堂另一侧的酒店前台领取房卡。35位老师从下车到全部办理好入住手续，足足花了40分钟，工作人员也非常忙乱。

担当者行动品牌筹资部的树勇意识到，一定要换其他办法。因为2天后的「阅读领航员」教师研习营，会有几百位老师用同样的流程入住，接待人员工作量会特别大，一定会有信息遗漏，老师们也会等得不耐烦。

300位老师齐聚一堂的大会，作为组织方，担当者需要完成以下难题——

• 每一位老师要完成签到，确认到场。

• 老师们要以尽可能快的速度入住酒店，避免聚集。

• 收集到每一位老师的身份证号，后期提供给入住酒店。

如果是你，你会用什么方法呢？

  快速完成签到

首先，如果需要300位老师完成签到，常规做法是按照姓氏首字母排序，分成几个签到台，请老师在excel表上签到，缓解人流聚集的压力。

但用这种方式，没有经验的老师也很容易找不到自己的签到台；各个签到台之间信息不通，主办方很难了解签到进展。更重要的是，对场地和人力的要求很高。

所以，担当者在灵析系统上创建了一个「活动」，并将300位老师的联系方式导入到此活动中，这样老师们即使没有通过灵析报名，同样可以完成「扫码签到」。

再将这个「活动」的签到二维码，用易拉宝的形式分散地放在老师们入住的必经之路上。300位老师只要掏出手机，扫描二维码，输入手机号即可完成签到，整个过程不超过20秒。

同时，担当者的伙伴可以在灵析后台随时查看签到进展，及时调配现场人力，处理可能紧急情况。

  为老师发送对应「房间号」

那如何让老师们尽快入住呢？

想要用最快的方式通知每一位签到老师已经被安排好的房间号码，最好的方式，就是让老师在签到的时候就能知道自己的房间号。

他们的解决办法是——增加「房间号」字段。用「批量导入联系人」的方式，将300位老师的房间号，一次性导入到老师们的「联系人档案选项」。

之后，担当者巧妙地将房间号码放入「签到后反馈」的页面，通过使用「字段替换」功能，让每一位老师在签到之后直接看到自己的房间号。

因为大部分老师都关注了担当者行动的微信公众号，所以担当者也设置了微信反馈——老师签到成功，担当者行动的微信服务号就会自动推送一条包含房间号的微信模板消息，方便老师们查询。

  签到成功后收集身份证信息

由于此次活动所有老师的报名信息需统一上报，前期未收集酒店入住必需的身份证号码，担当者与酒店商议决定老师们先入住，身份证汇总之后统一提供给酒店。但不论是老师启程前通知老师填写，还是现场填写，告知和统计遗漏都是很大的工作量。

于是担当者行动的伙伴，在灵析「签到成功后」的页面，添加了一个收集身份证信息的表单。很机智的是，老师们在填写这个表单之后，会自动收到一条短信反馈。只有凭借这条短信，才能领取自己房间的房卡。这样的一个小设计，能确保每位老师都留下自己的身份证号码。

那实际效果怎么样呢？节省了80%的时间！

300位老师共分6辆大巴车前往酒店，每一批老师们不到10分钟就全部办理好了签到和领取房卡，并离开了大堂前往自己的房间。6批次的签到入住累计时长为60分钟。如果之前传统纸质方式来计算，预计至少需要花费280分钟，节约时长达到近80%，也让现场工作人员倍感轻松。

300人的活动签到—房间分配—酒店入住等一系列复杂流程，使用了灵析的「活动签到」功能，可以轻松快速且有条不紊地搞定！

被「活动管理」困扰的你，也来试试灵析的「活动签到」功能吧~